伴隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨，信息化技術(shù)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展空間，企業(yè)會(huì)議系統(tǒng)構(gòu)建中，對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用也十分普及。企業(yè)無(wú)紙化會(huì)議的發(fā)展，在很大程度上是為了響應(yīng)國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的執(zhí)行，有效提升企業(yè)會(huì)議開(kāi)展效率的同時(shí)，對(duì)于降低造紙相關(guān)能源消耗量也具有重要的促進(jìn)作用。與此同時(shí)，智能無(wú)紙化會(huì)議的交互式模式與傳統(tǒng)會(huì)議模式相比，各項(xiàng)設(shè)備的操作以及管理工作開(kāi)展也更具便捷性。

企業(yè)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)整體功能設(shè)計(jì)

按照企業(yè)無(wú)紙化會(huì)議室的使用功能可將系統(tǒng)分為兩個(gè)部分：

1.會(huì)議系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，會(huì)議參與者首先需要提出會(huì)議申請(qǐng)，然后通過(guò)系統(tǒng)上傳會(huì)議基本信息、與參會(huì)人員信息等內(nèi)容，申請(qǐng)通過(guò)后才能開(kāi)展會(huì)議。 

2.管理中心。會(huì)議系統(tǒng)的功能主要在于簽到、資料查看以及資料上傳等，同時(shí)對(duì)會(huì)議初始的固定格式提供相應(yīng)的文檔模版，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行投票表決等。具體流程如下圖：

企業(yè)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)設(shè)計(jì)的實(shí)現(xiàn)分析

1.實(shí)現(xiàn)資料傳輸

在進(jìn)行企業(yè)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)設(shè)計(jì)的實(shí)現(xiàn)分析時(shí)，采用的是FTP技術(shù)實(shí)現(xiàn)資料傳輸，主要體現(xiàn)于以下幾方面：（1）完全通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，操作更具靈活性；（2）用戶權(quán)限管理更加完善，例如 A用戶登陸過(guò)后只能進(jìn)行查看和下載目錄等操作，而權(quán)限更多的B 用戶登錄后則可以在此基礎(chǔ)上進(jìn)行刪除和新建；（3）運(yùn)用 SSL、SSH2 進(jìn)行資料傳輸加密，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸安全性提升。 

2.實(shí)現(xiàn)會(huì)議桌面共享

在企業(yè)無(wú)紙化會(huì)議桌面共享方面，采用的是 UDP 組播技術(shù)，即用戶數(shù)據(jù)匯報(bào)協(xié)議。通過(guò)該技術(shù)發(fā)送出的信息，無(wú)需指定接收IP，信息完整性也無(wú)法確保，但此種傳輸方式具有網(wǎng)絡(luò)占用資源低的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)桌面共享的同時(shí)，對(duì)于文件傳輸功能的支持度也很高。除此之外，UDP 組播技術(shù)還有一個(gè)優(yōu)點(diǎn) , 就是用戶可以隨時(shí)接入和離開(kāi)，便于企業(yè)會(huì)議參與者的無(wú)紙化系統(tǒng)操作與運(yùn)用。

3.實(shí)現(xiàn)多會(huì)議室管理

據(jù)相關(guān)研究資料調(diào)查表明，現(xiàn)階段市場(chǎng)中售賣的無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)對(duì)于多個(gè)會(huì)議室的支持效果并不完善，需要廠家專門的訂制才能進(jìn)行開(kāi)發(fā)，而部分企業(yè)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)生產(chǎn)廠家還需要重復(fù)購(gòu)進(jìn)硬件設(shè)備等，對(duì)多會(huì)議室管理的實(shí)現(xiàn)造成了阻礙。在這一基礎(chǔ)上，無(wú)紙化會(huì)議設(shè)計(jì)中將會(huì)議資料、信息等內(nèi)容與不同會(huì)議室之間進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，并通過(guò)該原則確保多個(gè)會(huì)議室同時(shí)開(kāi)會(huì)的信息對(duì)應(yīng)無(wú)誤， 解決部分會(huì)議室多且開(kāi)會(huì)較為頻繁的企業(yè)需求。

企業(yè)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，在很大程度上滿足了各個(gè)企業(yè)內(nèi)部會(huì)議開(kāi)展的需求條件。同時(shí)，在技術(shù)選型方面也比較符合企業(yè)會(huì)議系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求。在傳統(tǒng)的企業(yè)會(huì)議開(kāi)展之前，所有參與會(huì)議的人員都需要打印大量的紙質(zhì)會(huì)議資料，用于會(huì)議發(fā)言。當(dāng)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)部署使用后，會(huì)議參與人員僅需將會(huì)議資料上傳至企業(yè)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)中，就能夠直接參與會(huì)議進(jìn)行發(fā)言，會(huì)議成員可以直接通過(guò)觀看會(huì)議系統(tǒng)中的資料即可，大幅度提升了會(huì)議效率，并降低了能源消耗。