伴隨著網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，信息化技術(shù)得到了長足的發(fā)展空間，企業(yè)會議系統(tǒng)構(gòu)建中，對于信息技術(shù)的應(yīng)用也十分普及。企業(yè)無紙化會議的發(fā)展，在很大程度上是為了響應(yīng)國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的執(zhí)行，有效提升企業(yè)會議開展效率的同時，對于降低造紙相關(guān)能源消耗量也具有重要的促進作用。與此同時，智能無紙化會議的交互式模式與傳統(tǒng)會議模式相比，各項設(shè)備的操作以及管理工作開展也更具便捷性。

企業(yè)無紙化會議系統(tǒng)整體功能設(shè)計

按照企業(yè)無紙化會議室的使用功能可將系統(tǒng)分為兩個部分：

1.會議系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，會議參與者首先需要提出會議申請，然后通過系統(tǒng)上傳會議基本信息、與參會人員信息等內(nèi)容，申請通過后才能開展會議。 

2.管理中心。會議系統(tǒng)的功能主要在于簽到、資料查看以及資料上傳等，同時對會議初始的固定格式提供相應(yīng)的文檔模版，對會議內(nèi)容進行投票表決等。具體流程如下圖：

企業(yè)無紙化會議系統(tǒng)設(shè)計的實現(xiàn)分析

1.實現(xiàn)資料傳輸

在進行企業(yè)無紙化會議系統(tǒng)設(shè)計的實現(xiàn)分析時，采用的是FTP技術(shù)實現(xiàn)資料傳輸，主要體現(xiàn)于以下幾方面：（1）完全通過網(wǎng)絡(luò)進行數(shù)據(jù)傳輸，操作更具靈活性；（2）用戶權(quán)限管理更加完善，例如 A用戶登陸過后只能進行查看和下載目錄等操作，而權(quán)限更多的B 用戶登錄后則可以在此基礎(chǔ)上進行刪除和新建；（3）運用 SSL、SSH2 進行資料傳輸加密，實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸安全性提升。 

2.實現(xiàn)會議桌面共享

在企業(yè)無紙化會議桌面共享方面，采用的是 UDP 組播技術(shù)，即用戶數(shù)據(jù)匯報協(xié)議。通過該技術(shù)發(fā)送出的信息，無需指定接收IP，信息完整性也無法確保，但此種傳輸方式具有網(wǎng)絡(luò)占用資源低的優(yōu)點，實現(xiàn)桌面共享的同時，對于文件傳輸功能的支持度也很高。除此之外，UDP 組播技術(shù)還有一個優(yōu)點 , 就是用戶可以隨時接入和離開，便于企業(yè)會議參與者的無紙化系統(tǒng)操作與運用。

3.實現(xiàn)多會議室管理

據(jù)相關(guān)研究資料調(diào)查表明，現(xiàn)階段市場中售賣的無紙化會議系統(tǒng)對于多個會議室的支持效果并不完善，需要廠家專門的訂制才能進行開發(fā)，而部分企業(yè)無紙化會議系統(tǒng)生產(chǎn)廠家還需要重復購進硬件設(shè)備等，對多會議室管理的實現(xiàn)造成了阻礙。在這一基礎(chǔ)上，無紙化會議設(shè)計中將會議資料、信息等內(nèi)容與不同會議室之間進行一一對應(yīng)，并通過該原則確保多個會議室同時開會的信息對應(yīng)無誤， 解決部分會議室多且開會較為頻繁的企業(yè)需求。

企業(yè)無紙化會議系統(tǒng)的設(shè)計，在很大程度上滿足了各個企業(yè)內(nèi)部會議開展的需求條件。同時，在技術(shù)選型方面也比較符合企業(yè)會議系統(tǒng)的設(shè)計要求。在傳統(tǒng)的企業(yè)會議開展之前，所有參與會議的人員都需要打印大量的紙質(zhì)會議資料，用于會議發(fā)言。當無紙化會議系統(tǒng)部署使用后，會議參與人員僅需將會議資料上傳至企業(yè)無紙化會議系統(tǒng)中，就能夠直接參與會議進行發(fā)言，會議成員可以直接通過觀看會議系統(tǒng)中的資料即可，大幅度提升了會議效率，并降低了能源消耗。